Doorschakelen
Email doorschakelen is het doorsturen van een email bericht naar een ander email account. Bijvoorbeeld: administratie@domeinnaam.nl doorschakelen naar uwnaam@domeinnaam.nl.
Voordelen
- Email adres is gemakkelijk te onthouden; info@.., administratie@.., support@..
- Je kan de email toewijzen van uwnaam@domeinnaam naar anderenaam@domeinnaam
- Hierdoor kan je snel email omleiden, zonder het zichtbare email adres (wat overal op internet te vinden is) te moeten veranderen. (arbeidsintensief)
Nadelen
In grotere organisaties met meerdere doorschakelingen kan dit tot problemen leiden. Stel je hebt info@domeinnaam doorgeschakeld naar 2 medewerkers in uw organisatie; medewerker1@domeinnaam en medewerker2@domeinnaam. Er komt een email bericht binnen via het contactformulier, deze wordt naar info@domeinnaam gestuurd. Deze email wordt doorgestuurd naar medewerker1@domeinnaam en medewerker2@domeinnaam. Beide medewerkers krijgen de mail als ongelezen in hun email postvak. Stel medewerker1 beantwoordt de vraag met zijn/haar eigen email adres (medewerker1@domeinnaam).
Er ontstaan hier een aantal problemen:
- Medewerker2 weet niet wanneer medewerker1 de email heeft gelezen.
- Medewerker2 weet niet wanneer medewerker1 de email heeft beantwoord, of gaat beantwoorden (vlag/opvolging)
- Medewerker2 krijgt geen bevestiging van beantwoording
- Medewerker2 krijgt geen antwoord als medewerker1, zoals in dit voorbeeld, antwoord met zijn/haar eigen E-mailadres.
Heeft u een organisatie waarin E-mailadressen gedeeld worden beheerd door medere medewerkers? Kijk dan eens naar de volgende oplossingen:
- Gedeeld postvak
- CRM/ticket systeem
